Cara Membuat Jadual Pangsi di Excel untuk Menghiris dan Memotong Data Anda

cara membuat jadual pangsi di ExcelMark Coppock / Digital Trends Microsoft Excel 2016, yang terdapat di Office suite, adalah aplikasi spreadsheet terbaru dan terhebat dari Redmond, dan ada alasan yang baik sehingga banyak pengurang nombor menggunakannya untuk semua keperluan pengurangan bilangan mereka. Walaupun Excel sesuai untuk spreadsheet sederhana untuk mengesan perbelanjaan atau membina kalendar, Excel perlu dilakukan apabila anda perlu memotong dan kemudian membentangkan data yang rumit. Di sini, kami menunjukkan kepada anda cara membuat jadual pangsi di Excel untuk memanfaatkan salah satu alat aplikasi yang paling berkuasa.

Sebelum kita memulakan, apa sebenarnya jadual pangsi yang bagus? Ringkasnya, jadual pangsi memungkinkan anda melihat data yang sama dengan cara yang berbeza dan dari sudut yang berbeza, untuk mempermudah melakukan analisis mendalam dan untuk mengetahui arah aliran penting. Semasa menilai hasil penjualan, misalnya, anda mungkin ingin melihat individu, produk tertentu, atau jangka masa tertentu. Dengan jadual pangsi, anda boleh membuat satu kumpulan maklumat dan kemudian dengan mudah mengubah fokus anda dari satu perkara ke perkara lain - analisis yang akan membosankan untuk dilakukan secara manual.

Perhatikan bahawa anda memerlukan versi penuh Excel 2016 untuk menggunakan jadual pangsi. Versi Universal Windows Platform (UWP) Windows 10 tidak termasuk itu dan banyak lagi ciri Excel lanjutan. Akhirnya, jika anda ingin mencuba ciri Excel baru, sertai program Office Insider dan mungkin yang pertama mengalami fungsi jadual pangsi baru.

Langkah 1: Sediakan data anda

Mungkin langkah yang paling penting dalam menggunakan jadual pangsi Excel adalah menyusun data anda dengan teliti. Cara termudah untuk melakukannya adalah dengan menggunakan jadual Excel, yang memungkinkan anda menambahkan baris yang akan disertakan dengan jadual pangsi anda setiap kali anda menekan muat semula. Tetapi sekurang-kurangnya, anda mahu data anda dalam bentuk jadual dengan tajuk lajur yang bermaklumat dan dengan data yang konsisten dalam lajur.

Sebagai contoh, katakan bahawa anda ingin menganalisis maklumat penjualan untuk syarikat anda. Anda mempunyai enam jurujual yang menjual tiga produk di sebilangan wilayah. Produk anda disesuaikan untuk setiap pelanggan dan harga berbeza-beza. Berikut adalah jadual contoh dengan maklumat fiksyen untuk memberi anda idea tentang bagaimana data dapat disusun dengan mempertimbangkan jadual pangsi.

Jadual dibuat hanya dengan memasukkan data terlebih dahulu, kemudian memilih keseluruhan julat, dan kemudian pergi ke Insert> Table. Sekali lagi, anda tidak perlu mengambil langkah ini tetapi disyorkan jika anda ingin menambahkan lebih banyak baris data kemudian dan mempermudah untuk mengemas kini jadual pangsi anda.

Mark Coppock / Trend Digital Mark Coppock / Trend Digital

Langkah 2: Cuba cadangan

Excel penuh dengan tipu muslihat untuk menjadikan kerja dengan data lebih mudah, dan bila mungkin, ia akan cuba meneka apa yang ingin anda capai dan kemudian melakukan beberapa langkah secara automatik. Sifat suka membantu ini ditunjukkan di sini oleh alat PivotTables yang Disyorkan, yang melihat data anda dan menawarkan beberapa pilihan logik mengenai cara menganalisis dan mempersembahkan sesuatu.

Untuk menggunakan jadual pangsi yang disyorkan, cukup pergi ke Sisipkan> Jadual Pangsi yang Disyorkan. Excel akan memberikan beberapa pilihan untuk anda pertimbangkan. Dalam contoh kami, Excel menawarkan untuk membuat 10 jadual pangsi yang berbeza yang melihat sebilangan sudut yang berbeza pada data penjualan kami. Perhatikan bahawa bagaimana anda melabelkan lajur anda adalah penting; Excel membaca tajuk ini dan memberikan cadangan yang paling masuk akal. Sekiranya anda ingin melihat harga jualan, misalnya, jangan gunakan istilah "kos", kerana Excel akan menetapkan cadangannya dengan sewajarnya.

Satu cadangan adalah "Jumlah Jumlah Penjualan oleh Pelanggan." Sekiranya kita memilih pilihan itu, maka Excel akan terus membuat jadual pangsi.

Mark Coppock / Trend Digital Mark Coppock / Trend Digital

Perhatikan bahawa jadual pangsi hanya menampilkan data yang berkaitan dengan analisis kami sekarang. Di sebelah kanan, anda akan dapati kriteria yang digunakan Excel untuk membuatnya dalam dialog PivotTable Fields. Kami akan membahas maksud setiap bidang ini di bahagian seterusnya mengenai penyesuaian.

Langkah 3: Sesuaikan jadual pangsi anda

Setiap item dalam dialog ini penting untuk menentukan bagaimana jadual pangsi anda akan berfungsi. Klik cog konfigurasi untuk mengubah paparan dialog ini kepada yang terbaik untuk anda.

Pemilihan medan

Di sini, anda memilih lajur mana yang akan disertakan dalam jadual pangsi anda. Bagaimana data tersebut akan terisi dalam jadual pangsi ditentukan oleh jenis data yang diwakilinya - Excel akan mengetahui untuk anda sama ada untuk menambahkan lajur ke pivot table anda atau menambahkan data medan di dalam jadual. Contohnya, jika anda memilih "Item", Excel menganggap anda ingin menambahkan jumlah item untuk setiap pelanggan.

Mark Coppock / Trend Digital Mark Coppock / Trend Digital

Sebaliknya, jika anda memilih "Tarikh," Excel meletakkan data ke dalam jadual dan mengatur penjualan pada saat ia berlaku.

Mark Coppock / Trend Digital Mark Coppock / Trend Digital

Semasa anda mengusahakan jadual pangsi anda sendiri, anda boleh bereksperimen untuk melihat bagaimana medan penambahan dan penghapusan mempengaruhi data yang dipaparkan. Anda akan mendapati bahawa Excel melakukan tugas yang baik dengan membuat pilihan yang masuk akal, tetapi anda juga boleh mengubah keadaan jika pilihan Excel tidak masuk akal.

Penapis

Seret item dari senarai pilihan bidang ke bahagian "Penapis" jika anda ingin menghadkan data yang ditunjukkan. Sebagai contoh, jika anda menyeret "Pelanggan" ke bahagian "Penapis", anda hanya dapat menunjukkan data dari satu atau pilihan pelanggan dengan mudah.

Mark Coppock / Trend Digital Mark Coppock / Trend Digital

Lajur

Dengan menyeret bidang ke bahagian "Lajur", anda dapat memperluas bagaimana data anda dilaporkan. Sekali lagi, apabila anda menyeret medan ke bahagian ini, Excel akan cuba mengetahui bagaimana anda mahu data yang disajikan. Sebagai contoh, jika anda menyeret "Tarikh" ke bahagian "Lajur", maka Excel akan menampilkan penjualan seperti yang diringkaskan untuk jangka waktu yang paling logik, yang dalam hal ini adalah setiap bulan. Ini akan sangat berguna sekiranya perhatian utama anda adalah berapa banyak yang dijual setiap bulan dengan memperhatikan corak pembelian pelanggan.

Mark Coppock / Trend Digital Mark Coppock / Trend Digital

Baris

Begitu juga, anda boleh menyeret medan ke bahagian "Baris" untuk memasukkan data yang berlainan ke dalam baris pivot table. Sekali lagi, jika kita menyeret "Tarikh" ke bahagian "Baris", Excel akan menguraikan penjualan oleh pelanggan per bulan, tetapi data akan diringkaskan oleh pelanggan dan bukan berdasarkan bulan seperti contoh sebelumnya. Dalam kes ini, anda kebanyakan bimbang tentang berapa banyak yang anda jual kepada setiap pelanggan, tetapi anda juga ingin mengetahui arah aliran mengikut masa.

Mark Coppock / Trend Digital Mark Coppock / Trend Digital

Nilai

Akhirnya, bahagian "Nilai" menentukan bagaimana anda menganalisis data anda. Dalam semua contoh kami setakat ini, kami telah melihat jumlah penjualan. Sekiranya anda mengklik pada anak panah ke bawah di bahagian ini, anda dapat mengkonfigurasi tetapan bidang nilai anda untuk melihat pengiraan berangka yang berbeza.

Mark Coppock / Trend Digital Mark Coppock / Trend Digital

Sebagai contoh, katakan anda ingin melihat purata jualan dan bukannya jumlah jualan. Anda hanya akan memilih "Rata-rata" dalam dialog tetapan bidang nilai. Anda juga boleh menetapkan format nombor sehingga hasilnya paling masuk akal.

Mark Coppock / Trend Digital Mark Coppock / Trend Digital

Sekarang, daripada mempertimbangkan jumlah penjualan oleh pelanggan, dan kemudian menghitung jumlah besar, kami melihat rata-rata penjualan mengikut syarikat dan kemudian penjualan rata-rata di seluruh syarikat. Ini akan membantu dalam menilai pelanggan mana yang berada di atas atau di bawah purata dalam penjualan, sebagai contoh, dan oleh itu yang paling memerlukan perhatian (atau paling sedikit). Dalam contoh kami, mungkin Acme Engineering dan Jones Roofing tidak mendapat perhatian penjualan sebanyak yang lain.

Jelas, jadual pangsi menawarkan banyak pilihan untuk mempermudah dan memotong data anda. Caranya untuk menggunakan jadual pangsi dengan berkesan adalah dengan memutuskan apa yang anda mahu lihat sebelum anda mula menggunakan pilihan. Anda juga ingin memastikan bahawa data anda sesuai dengan cara anda menyusun jadual anda dan bagaimana anda menamakan tajuk anda. Semakin berhati-hati anda dalam mengatur sesuatu, semakin berkesan jadual pangsi anda.

Langkah 4: Buat jadual pangsi anda sendiri dari awal

Setelah anda bermain-main dengan ciri jadual pangsi dan mendapat pemahaman tentang bagaimana pelbagai pilihan mempengaruhi data anda, maka anda boleh mula membuat jadual pangsi dari awal. Prosesnya serupa dengan menggunakan cadangan, hanya anda yang masuk ke Insert> PivotTable dan kemudian pilih data anda secara manual sebagai langkah pertama anda.

Dalam kes kami, itu berarti memilih Jadual1, tetapi kami juga dapat memilih berbagai data atau menarik dari sumber data luaran. Kami juga dapat memutuskan sama ada kami ingin membuat lembaran kerja baru atau meletakkan jadual pangsi di sebelah data kami di lokasi tertentu pada lembaran kerja yang ada.

Mark Coppock / Trend Digital Mark Coppock / Trend Digital

Setelah membuat pilihan, kami akan disajikan dengan jadual pangsi kosong dan dialog Medan Pangsi kami.

Mark Coppock / Trend Digital Mark Coppock / Trend Digital

Membuat jadual pangsi kita sendiri adalah mudah untuk memilih medan dan menentukan bagaimana kita mahu data dikira dan dipaparkan. Katakanlah kita ingin melihat bagaimana prestasi jurujual setiap bulan, dengan jumlah penjualan yang besar untuk tahun ini. Kami akan memilih bidang "Penjual", "Tarikh", dan "Jumlah Penjualan", seret bidang "Penjual" ke bahagian "Penapis", dan konfigurasikan nilai yang akan ditampilkan sebagai mata wang. Excel secara automatik menambah item tarikh yang relevan ke bahagian "Baris" dan menganggap bahawa kita ingin melihat jumlahnya.

Mark Coppock / Trend Digital Mark Coppock / Trend Digital

Secara lalai, Excel akan menunjukkan semua data untuk semua jurujual. Kami juga boleh memilih seorang jurujual untuk melihat datanya sahaja. Dalam kes ini, kita melihat bahawa Judy French mempunyai penjualan hanya dalam tiga bulan, walaupun jumlah penjualannya cukup besar. Itu boleh bermakna bahawa proses penjualannya lebih lama kerana dia mengejar ikan paus dan bukannya ikan - kesimpulan yang berharga, jika tepat. Mungkin melabur dalam pembantu untuk membantu Judy menutup penjualannya dengan lebih cepat adalah idea yang baik.

Mark Coppock / Trend Digital Mark Coppock / Trend Digital

Langkah 5: Melabur dalam beberapa pembelajaran

Sekiranya anda ingin  benar-benar mahir menggunakan jadual pangsi Excel, luangkan sedikit masa untuk belajar lebih banyak mengenai bagaimana ia menggunakan pelbagai jenis data. Microsoft menawarkan sumber latihan sendiri dan terdapat banyak pelatih pihak ketiga yang perlu dipertimbangkan.

Namun, secara amnya, ini bermaksud menggali Excel dengan cara yang di luar skop panduan ini. Walaupun begitu, semoga anda sekarang dapat melihat bagaimana jadual pangsi dapat menjadi alat yang kuat dalam menganalisis data anda, dan agak mudah untuk dimulakan asalkan data anda dikonfigurasi ke dalam jenis jadual yang tepat. Dan kami tidak cukup menekankan betapa pentingnya mengetahui apa yang ingin anda capai dengan jadual pangsi anda sebelum anda memulakan.